テレワーク・在宅勤務で使えるWEB上のコミュニケーションツール(WEB会議)

テレワーク・在宅勤務が増えている中、活躍するツールがパソコンやスマートフォン上で利用できるWEB会議ツールです。これらのツールはインターネットが使える状況であれば場所を問わず利用ができるので、現在多くの企業に利用されています。

また、セキュリティ面や情報・映像・音声・資料の共有等についての内容が煩雑で、これらツールは非常に多くの情報で溢れどれを選んだら良いか迷うところだと思います。今回は本当に厳選した無料で使えるツールのみ紹介していきたいと思います。

WEB会議・テレビ会議とは

会社や自宅、カフェなどからそれぞれのパソコン(スマートフォン)を通じコミュニケーションがとれる仕組みです。もちろん音声のみや映像、資料の共有等ができる非常に便利な会議手法です。

WEB会議・テレビ会議のメリット

全員が同じ場所に集まらなくて良いというのが一番のメリットでしょうか?インターネットが繋がる環境とパソコン(スマートフォン)を持っているだけで会議に参加できるので、現在の情勢にはぴったりの会議手法ではないでしょうか。また、導入のしやすさも非常に簡単でインターネット上からアプリをダウンロードし、登録をするだけで会議を行うことができます。

WEB会議・テレビ会議のデメリット

デメリットはインターネットの環境やパソコン(スマートフォン)の状況によって音声の乱れや映像のクリアさに不具合が生じる場合はあることです。インターネットの回線状況によって映像が乱れたり、固まってしまうことがあるので、会議をスムーズに進められない可能性があります。それらの点が大きなデメリットではないでしょうか。

WEB会議ツールを選ぶ際のポイント

導入のしやすさ、セキュリティ、参加人数、費用を確認し自社に合ったツールを選ぶことをお勧めします。

導入のしやすさについて

導入に手間がかかってしまったり会員登録が煩雑で誰でも登録することができない。(慣れた人の助けが必要)となるとそれこそツールを導入する意味がなくなってしまうので、その点で導入しやすいツールを選ぶことがポイントです。

セキュリティ面について

自社の資料や情報が外部に流失してしまうと大変なことになりますので、セキュリティ面でも安全なツールを選ぶことが大切です。この後紹介するツールはその点も考慮したツールのみ紹介していきたいと思います。

参加人数について

WEB会議に参加する人数によって、導入費用や月額のコストが変動することが一般的になっているので、少人数、大人数での参加に応じて使い分けることが大切です。また大人数で参加する場合は事前に回線のチェックも忘れないようにしましょう!

費用について

ここに関しては正直、利用する人数や頻度によって費用が変動します。今回紹介するツールはあくまでも無料で利用できるツールの紹介ですので、利用に関してある程度の制限があると思いますが、一時的に利用や少人数での利用に関しては全く問題ないと思います。一部100人まで無料で利用できるツールもありますの、一緒に説明できればと思います。

テレワーク・在宅勤務に使えるおすすめのWEB会議ツール

Googleハングアウト

Googleが開発している「Googleハングアウト」Googleアカウントを持っている人であればだれでも利用できる非常に便利でおすすめのWEB会議ツールです。「Googleハングアウト」のビデオ通話は一度で最大10人までと決められています。

1. ビデオ通話

ビデオ通話は一度で最大10名まで参加することができ、利用料金はすべて無料

2. グループチャット

最大150人のユーザーとメッセージをはじめ、写真や動画、アニメーション GIFなどでのやり取り可能

3. 音声通話

ハングアウトのユーザー同士であれば、世界中どこへかけても通話はすべて無料

4.スマートフォンでの利用

もちろんアプリもありますので、スマートフォンからの会議も参加できます。

5.その他Googleツールとの連携

Googleが提供するスプレッドシート等のツールと組み合わせたWEB会議・テレビ会議でスムーズな会議へ。

ある程度の部分は全て無料で利用でき、一時的にテレワーク・在宅勤務を導入したい企業であればGoogleハングアウトでも十分ではないでしょうか。しかし、インターネット上での利用なので、回線状況によって音声や画像の乱れが起きることもありますので、その点ご注意ください。

Googleハングアウトはこちら

Skype(スカイプ)

IT系で仕事をしていると一度は聞いたことがある名前ではないでしょうか。正直WEB会議・テレビ会議と言えばSkypeと言われるぐらいだと思っています。(もちろん無料での範囲です)

1. WEB会議・テレビ会議

動画と音声また、チャットでのWEB会議・テレビ会議が可能

2. 画面共有

自分のPC画面を相手に共有することができ、画面が見せながら会議することができる

3. 固定電話への通話

有料で国内外の固定電話に電話をかけることができる

4.スマートフォンでの利用

もちろんアプリもありますので、スマートフォンからの会議も参加できます。

5.リアルタイムの字幕

音声通話中またはビデオ通話中に話された言葉を文字で読む機能も搭載

Skypeが最大24人でのグループ通話が可能な一方、Skype for Businessでは250人までグループ通話が可能です。また固定電話にかけることがなければ、すべて無料で利用できることが最大の特徴です。どうしてもセキュリティ面で強固な会議にしたいという場合はSkype for Businessの利用を検討すると良いでしょう。

また、利用の際にはMicrosoftのアカウントが必要となりますので事前に取得しておくと導入もスムーズでしょう。

スカイプの導入はこちら

Zoom(ズーム)

最近ではフリーランスの方やWEB会社などで多く利用されているZoom。Zoom最大の特徴は無料で100人までのグループミーティングが可能。もちろん1対1であれば無制限でミーティングが可能です。(無料版のグループミーティングは40分までの制限です)

1. WEB会議・テレビ会議

動画、または音声のみでのWEB会議ができ、最大100人まで参加が可能(無料版のグループミーティングは40分までの制限)

2. 録画・録音

Zoomを利用したWEB会議をワンクリックで録画・録音できるので、参加できなった人に対して後から確認をしてもらえる

3. ブレイクアウトルーム

会議参加者をグループ毎に分けて、グループ毎での会話が可能

4.合理化されたカレンダー使用

ミーティングのスケジュール作成や開始にOutlook、Gmail、iCalを使用できます

5.ミーティングの安全確保・セキュリティ面

すべてのミーティングに対するエンドツーエンドの暗号化、パスワード保護、待機室、出席者の保留などによりミーティングの安全を確保

無料でここまで実施されているのが非常に助かりますね。もちろんセキュリティ面も充実しておりGoogleハングアウトやSkypeに負けず劣らずの機能ではないでしょうか?実際ここまでくれば有料のツールを利用しなくて良いと思いますが、そこは会社の方針や完全なるセキュリティ面を重視した選択となりますので、あくまでの参考程度にお考えください。

Zoomの導入はこちら

WEB会議・テレビ会議のまとめ

しかし、無料でここまでの機能が揃っていると一時的な利用や少人数、簡単な打ち合わせであれば、これら3つの中で選んでは?と思っています。その他多数のツールがリリースされていますが、正直私はこれら3つを使いまわすことで、事足りています。

自社に合ったツールを導入して、効率よく仕事を進めてみてはいかがでしょうか。